Themabijeenkomst AVG - Wat iedere FG moet weten!

Bestemd voor: leden van het Verbond van Verzekeraars en gevolmachtigde agenten
Kosten: deelname is gratis voor leden van het Verbond van Verzekeraars; deelname door FG’s van een gevolmachtigde agent kost € 249,00 (excl. btw)

Op 8 mei organiseert het Verbond van Verzekeraars de AVG themabijeenkomst ‘Wat iedere FG moet weten!’. De AVG verplicht verzekeraars in de meeste gevallen om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) te hebben. Wat is zijn rol? Hoe positioneer je hem? Hoe regel je de governance? Hoe waarborg je onafhankelijkheid? In één middag kom je hierover alles te weten.

25 mei 2018 werd de Algemene Verordening Gegevensverwerking ingevoerd. Één van de verplichtingen die daaruit voortvloeit (artikel 37) is de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG is in feite een toezichthouder. Althans, dat moet het zijn. Heb je dat binnen jouw bedrijf goed onder schot? Ben je goed op de hoogte van de rol en positie van de FG? En is dat bij jou ook goed geregeld?  

Veel verzekeraars en gevolmachtigde agenten zijn verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. In de Avg staat in artikel 37 dat een FG verplicht is in drie gevallen:

1. Voor overheidsorganisaties/organen, behalve bij uitoefenen van rechterlijke taken;
2. Voor verantwoordelijke/verwerkers die hoofdzakelijk belast zijn met verwerkingen die regelmatige/stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen vereisen;
3. Voor verantwoordelijken/verwerkers die hoofdzakelijk zijn belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens.

Verzekeraars en gevolmachtigde agenten zullen vaak aan punt 2 en 3 voldoen. In de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars staat dan ook dat verzekeraars in principe een FG aanstellen, maar dat er uitzonderingen denkbaar zijn: hele kleine maatschappijen, nichespelers in de zakelijke markt. Er zijn bij verzekeraars dus veel nieuwe FG’s aangesteld. Reden om elkaar eens op te zoeken en ervaringen uit te wisselen.

Doelstelling
Tijdens deze bijeenkomst gaan we in op de recente ervaringen van verzekeraars, maar ook op de langere ervaringen uit andere branches. Aan het woord komen onder andere vertegewoordigers van grote en kleinere leden van het Verbond, experts van het Nederlands Genootschap van functionarissen voor de Gegevensbescherming en het Nederlands Compliance Instituut. Uiteraard is er ook alle ruimte voor kennisdeling en contact met vakgenoten. 

Programma
13:30 uur  Ontvangst
14:00 uur  Opening door Jan Pino - voorzitter Commissie Privacy: welkom en doel/programma
                  van de dag.
14:15 uur  Henriette Westerling en Mabel de Vries, Nederlands Genootschap van FG’s: lessen uit
                  10 jaar ervaring
15:00 uur  Cora Wielenga & Tha-Ha Vu, Nederlands Compliance Instituut, over de lessen vanuit
                  de compliancefunctie voor FG’s
15:50 uur  Pauze
16:05 uur  Ervaringen en praktijk bij een grote verzekeraar: Juliette Koemans, a.s.r.
16:30 uur  Ervaringen en praktijk bij een kleinere verzekeraar: Ilse Timmermans, Argenta
16:55 uur  Presentatie van de NGFG over de organisatie en betekenis van deze
                  beroepsvereniging
17:00 uur  Afsluiting & Borrel

Doelgroep
Deze bijeenkomst is voor FG’s van leden van het Verbond van Verzekeraars en FG’s van gevolmachtigde agenten.

Voor gevolmachtigde agenten geldt
Voor gevolmachtigde agenten geldt dat de bijeenkomst alléén toegankelijk is voor formeel benoemde en bij de AP aangemelde FG's die direct in dienst zijn van de gevolmachtigde agent.

Het aantal plaatsen dat voor gevolmachtigde agenten beschikbaar is, is mede afhankelijk van het aantal aanmeldingen door leden van het Verbond. Na aanmelding laten wij u weten of uw aanvraag kan worden gehonoreerd. 

Voor leden van het Verbond geldt
De bijeenkomst is uitsluitend bestemd voor de formeel benoemde en bij de AP aangemelde FG’s van onze leden of - indien het toezicht aan een extern privacybureau is uitbesteed – de contactpersoon met dat bureau of degene die belast is met de aanstelling (bijv. een directielid, compliance officer of privacy medewerker).  

Verdere toelichting
De bijeenkomst is níét bedoeld voor medewerkers van complianceafdelingen of privacyjuristen, die niet bij de AP als FG zijn aangemeld en ook niet voor externe FG’s (in die gevallen waarin de taak aan een privacyconsultant is uitbesteed).  

Minder grote verzekeraars zullen vaak niet een fulltime FG in dienst hebben. Dan kan een privacyjurist of compliancepersoon de FG-taak in het pakket hebben: die is dan wel formeel aangemeld en dus ook van harte welkom.

Verzekeraars kunnen er ook voor kiezen om een FG extern in te huren, bij een privacyconsultant. In dat geval is welkom degene bij de verzekeringsmaatschappij die contactpersoon is/verantwoordelijk is voor de aanstelling. Bij kleinere verzekeraars kan dat heel goed een directielid zijn, of voornoemde compliance of privacyfunctionaris. Bij twijfel kun je overleggen met Jos Schaffers (beleidsadviseur privacy van het Verbond). 

Kosten 

• Voor medewerkers werkzaam bij een lid van het Verbond van Verzekeraars zijn aan deelname geen kosten verbonden. 
• Voor deelnemers niet werkzaam bij een lid van het Verbond van Verzekeraars zijn aan deelname de volgende kosten verbonden: € 249,00 (excl. BTW)
  - Op deze bijeenkomst zijn de Algemene Voorwaarden van Dienstverlening Verbond BV van toepassing. Door inschrijving verklaart u zich akkoord met de Algemene Voorwaarden van Dienstverlening Verbond BV
  - Vanaf inschrijving geldt een bedenktermijn van 14 dagen
  - Plaatsing geschiedt na beoordeling van de inschrijving door de Insurance Academy
  - Facturatie van deze kosten geschiedt vanuit Dienstverlening Verbond BV

Annulering en no-show
Leden
Leden van het Verbond van Verzekeraars kunnen hun aanmelding annuleren tót 48 uur voor de bijeenkomst.
Bij latere annulering of no-show wordt € 50,= (excl btw) administratie-/organisatiekosten in rekening gebracht.
Deze kosten worden niet in rekening gebracht als je je door een collega laat vervangen.
Annuleringen en vervangingen dienen per e-mail te worden doorgegeven aan het organisatiebureau van de Insurance Academy.
Door inschrijving verklaart de deelnemer zich akkoord met bovengenoemde voorwaarden.

Betalende bezoekers
Annulering van de aanmelding is mogelijk tot 14 dagen na inschrijving of tot 48 uur voor de bijeenkomst. Bij latere annulering of no-show is het volledige deelnamegeld verschuldigd.
Deze kosten worden niet in rekening gebracht als je je door een collega laat vervangen.
Annuleringen en vervangingen dienen per e-mail te worden doorgegeven aan het organisatiebureau van de Insurance Academy.
Door inschrijving verklaart de deelnemer zich akkoord met bovengenoemde voorwaarden.

Deze bijeenkomst draagt bij aan je actuele kennis
Na deze bijeenkomst…

• heb je scherp voor ogen wat de rol van een FG moet zijn en hoe de FG gepositioneerd moet worden binnen een organisatie;
• ken je tips om de governance (rondom een FG) goed in te regelen;
• ben je beter in staat om de onafhankelijkheid van een FG te waarborgen.

Deze bijeenkomst draagt bij aan het actueel houden van relevante kennis en kunde over dit thema. Desgewenst kan een deelnamecertificaat worden verkregen. Je dient dit aan te geven als je je voor de bijeenkomst aanmeldt. Dit certificaat kan onderdeel zijn van eigen maatschappijprogramma’s op het gebied van Permanent Actueel (PA). 

Jouw vraag behandeld zien tijdens de bijeenkomst?
Heb je voorafgaand aan de bijeenkomst een vraag aan één van de sprekers uit het programma? Stuur deze dan uiterlijk drie werkdagen voorafgaand aan de bijeenkomst naar Jos Schaffers (beleidsadviseur privacy van het Verbond). Er wordt dan gekeken of deze behandeld kan worden tijdens de bijeenkomst. 

Nadere informatie en vragen over de bijeenkomst
Voor nadere informatie of met vragen kun je contact opnemen met Jos Schaffers (beleidsadviseur privacy van het Verbond).   

Complianceregeling Mededinging
Deelnemers aan dit evenement vallen onder de Complianceregeling Mededinging van het Verbond en worden geacht zich te houden aan de geldende mededingingsregels en met de inhoud van de regeling bekend te zijn. 

Privacyverklaring
De Insurance Academy is onderdeel van het Verbond van Verzekeraars. Op de verwerking van persoonsgegevens die aan de Insurance Academy worden verstrekt is daarom de privacyverklaring van het Verbond van Verzekeraars van toepassing. Artikel 5 van die verklaring handelt specifiek over gegevens die worden verstrekt in het kader van deelname aan een activiteit of bijeenkomst van het Verbond (de Insurance Academy).