Samen Sterk in de facilitaire dienstverlening

Op deze pagina is ook content beschikbaar exclusief voor leden, Log in om toegang te krijgen tot deze content
14-05-2020

Het coronavirus vergt het uiterste van de (medewerkers in de) verzekeringssector. Dat geldt nu misschien wel extra voor degenen die er voor zorgen dat het personeel straks weer naar kantoor kan. Want hoe zorg je er voor dat medewerkers op 1,5 meter afstand van elkaar blijven? Volgens Steven Jonkman van de Onderlinge ’s-Gravenhage valt dat niet mee. “We moeten vooral heel duidelijk zijn.”

De foto’s eind vorig jaar spraken boekdelen. De opening van het nieuwe kantoor van de Onderlinge was één groot feest. Zelfs minister-president Mark Rutte was aanwezig om de officiële opening te verrichten op 20 november. Na ruim honderd jaar in een historisch kantoorpand aan de Zeestraat in hartje Den Haag te hebben gewerkt, verhuisde de verzekeraar naar een modern kantoor vlakbij het zakelijke Beatrixkwartier. Lang hebben de medewerkers niet kunnen genieten van het nieuwe pand, want in maart besloot de directie al snel om de deuren tijdelijk te sluiten. Alle medewerkers werken sindsdien vanuit huis. De Onderlinge houdt, net als veel andere verzekeraars, de ontwikkelingen rondom het coronavirus nauwlettend in de gaten en volgt de richtlijnen van de overheid en het RIVM. En er gloort weer een sprankje hoop. Steven Jonkman, adjunct-directeur Operations & IT, is met het facilitaire team druk bezig om het kantoorpand coronaproof te maken. “Het klinkt misschien gek, maar onze verhuizing is dé perfecte voorbereiding op de coronacrisis gebleken. Zo hebben we in ons nieuwe gebouw al veel bewegingsvrijheid voor de medewerkers. En, niet onbelangrijk, we hadden onze ict-voorzieningen allemaal net naar de cloud verhuist, waardoor dat naadloos op het thuiswerken aansloot.”

Proefdraaien

Geheel conform de richtlijnen van het RIVM gaat het pand van de Onderlinge vanaf 1 juni weer open voor zo’n dertig medewerkers. “We zijn nu aan het proefdraaien met kleine groepen, van zo’n tien tot vijftien mensen. Er zijn onder meer looproutes gemaakt en hygiënemaatregelen getroffen. We hebben een aantal draaiboeken gemaakt, waarin een heel stuk is opgenomen over het vervoer, zodat iedereen veilig naar kantoor kan komen en niet afhankelijk is van het openbaar vervoer. Daarnaast zitten er roosters in, zodat we ons strikt aan de aantallen houden. Ons pand is geschikt voor 160 mensen, maar zoals gezegd starten we met dertig. En als alles goed gaat, kunnen we vanaf juli misschien uitbreiden naar maximaal honderd.”

Anderhalve meter

Om de anderhalve meter afstand ook binnen het pand te kunnen bewaken, heeft de Onderlinge drie maatregelen getroffen. Jonkman: “De eerste is dat we veel communiceren met onze medewerkers. Via meetings en ook in Teams. We benadrukken daarin vooral de praktische kanten, variërend van hoeveel mensen er in één vergaderzaal mogen tot het niet naar kantoor komen als je verkouden bent. De tweede maatregel is dat onze Facilitaire dienst overal in het gebouw routing aanbrengt. Waar moet je lopen, waar moet je wachten, en vooral ook: welke kant loop je op. Ingeslepen gedrag is heel lastig af te leren. Als je altijd gewend met om die trap te nemen, is het echt even wennen om dat nu anders te doen. Ook de reflex om ‘even’ bij elkaar te gaan zitten, is heel sterk. Mensen doen dat niet expres of uit onwil. Dat zit er gewoon in. Ik heb wel eens begrepen dat je iets 21 keer moet doen, voordat het onbewust gedrag wordt. Onze derde en laatste maatregel is dan ook dat we een toezichthouder benoemen. Dat klinkt heel schoolmeesterachtig, maar is echt nodig.”

Facilitaire dienst

Intussen zijn de medewerkers van de Facilitaire dienst druk in de weer om alles straks in goede banen te leiden. Bureaus worden afgeplakt, stoelen worden weggehaald en er wordt vooral veel (plak)lint gebruikt. Volgens Jonkman stond de Facilitaire dienst te popelen om aan de slag te gaan. “Zij hebben weken weinig of niks kunnen doen. Naast het doorspoelen van de waterleidingen en het rondbrengen van bureaustoelen naar de thuiswerkplekken was er niet veel voor ze te doen. Ze lopen nu eindelijk weer met een lach op hun gezicht.”


Was dit artikel nuttig?